Anfrage – Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei der Erstellung von Sitzungsprotokolle

Sehr geehrte Frau Landrätin,

die zunehmende Digitalisierung bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung administrativer Abläufe. Vor diesem Hintergrund bitten wir die Verwaltung um eine Einschätzung hinsichtlich des möglichen Einsatzes von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Unterstützung bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen.

Ziel ist es, die Verwaltung bei der zeit- und ressourcenintensiven Protokollführung zu entlasten und gleichzeitig die Qualität und Verfügbarkeit von Protokollen möglicherwiese weiter zu verbessern. Konkret bitten wir um die Beantwortung folgender Fragen:

Technische Möglichkeiten:
Welche KI-gestützten Lösungen (z. B. Transkriptionssoftware, Zusammenfassungstools) wären technisch umsetzbar, um Sitzungsprotokolle zu erstellen oder zu unterstützen?
Kosten:
Mit welchen einmaligen und laufenden Kosten wären die Einführung und Nutzung solcher Technologien voraussichtlich verbunden?
Rechtliche Bewertung:
a. Welche allgemeinen rechtlichen Anforderungen müssten bei der Nutzung von KI-Systemen erfüllt werden (insbesondere im Hinblick auf Datenschutz (DSGVO) und Vertraulichkeit)?
b. Welche besonderen rechtlichen Anforderungen folgen aus der Verordnung (EU) 2024/1689 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juni 2024 zur Festlegung harmonisierter Vorschriften für künstliche Intelligenz (EU-AI-Act) und inwieweit sind diese zusätzlich oder mittelfristig sowieso umzusetzen (z.B. Schulung von Beschäftigten)
c. Gibt es bereits einschlägige juristische Gutachten oder Leitlinien für den Einsatz solcher Technologien?
Best Practices:
Welche Erfahrungen haben andere Kommunen, Städte oder Organisationen mit dem Einsatz von KI bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen gemacht?
Empfehlungen der Spitzenverbände:
a. Welche Einschätzungen vertreten die kommunalen Spitzenverbände, wie der Deutsche Städte- und Gemeindebund sowie der Deutsche Landkreistag, bezüglich des Einsatzes von künstlicher Intelligenz zur Protokollerstellung?
b. Wäre es möglich, eine Auskunft bei den kommunalen Spitzenverbänden zu diesem
Sachverhalt einzuholen?
Entlastungspotenzial für die Verwaltung:
Welche konkreten Entlastungen sieht die Verwaltung durch den Einsatz von KI in Bezug auf Zeit- und Ressourcenaufwand?
Bewertung durch die Verwaltung:
Welche Chancen und Risiken sieht die Verwaltung beim Einsatz von KI zur Erstellung von Sitzungsprotokollen, und wie bewertet sie die Machbarkeit einer Implementierung

Vielen Dank!

Mit freundlichen Grüßen

Johannes Koop und Johannes Eichholz
Mareen Guth, Petra Funke und Rainer Kavermann
Matthias Seestern-Pauly, MdB