Anfrage – Abrechnung der Sitzungsgelder und Erstellung der Abrechnungen über ALLRIS

Sehr geehrte Frau Landrätin,

die Abrechnungen von Sitzungsgeldern im Landkreis Osnabrück werden aktuell weitestgehend manuell erstellt und anschließend per Post an die Empfängerinnen und Empfänger versendet. Dieses Verfahren ist mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand und nicht unerheblichen Kosten verbunden. Zudem birgt die postalische Zustellung potenzielle Schwierigkeiten, wie Verzögerungen oder den Verlust von Unterlagen.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, ob das Kreistagsinformationssystem ALLRIS ungenutzte Potenziale bietet, um den Digitalisierungsprozess im Landkreis zu beschleunigen und die Verwaltung zu entlasten.

Vor diesem Hintergrund bitten wir um die Beantwortung der folgenden Fragen:

1. 1. Bestehende Praxis und Potenziale:
   a) Warum wird die Sitzungsgeldabrechnung im Landkreis Osnabrück bislang weitestgehend manuell erstellt und in Papierform übermittelt?
   b) Ist die Funktionalität zur digitalen Abrechnung von Sitzungsgeldern über das Kreistagsinformationssystem ALLRIS bekannt und technisch möglich?
   c) Welche Hemmnisse, organisatorisch oder technisch, verhindern derzeit die Nutzung dieser Funktion?
2. Weitere Digitalisierungsmaßnahmen:
   a) Welche weiteren Funktionen des Kreistagsinformationssystems ALLRIS könnten genutzt werden, um Verwaltungsprozesse zu digitalisieren und zu entlasten (z. B. Teilnahmeerfassung)?
   b) Gibt es kurzfristige Maßnahmen, die den Digitalisierungsprozess beschleunigen könnten?
3. Kosten und Aufwand:
   a) Welche einmaligen und laufenden Kosten wären mit der Einführung der Sitzungsgeldabrechnung und der Nutzung weiterer ALLRIS-Funktionen verbunden?
   b) Wie hoch wird der organisatorische Aufwand für die Umsetzung eingeschätzt?
4. Best Practices und Erfahrungswerte:
   a) Gibt es Rückmeldungen oder Empfehlungen zur Abrechnung der Sitzungsgelder mit ALLRIS, die als Grundlage für die Implementierung im Landkreis Osnabrück dienen könnten?
   b) Welche Empfehlungen oder Leitlinien geben relevante Spitzenverbände (z. B. Deutscher Städte- und Gemeindebund, Deutscher Landkreistag) für die Digitalisierung solcher Verwaltungsprozesse?
5. Nutzen und Perspektiven:
   a) Wie bewertet die Verwaltung die möglichen Entlastungen für die Verwaltung und die Vorteile für Mandatsträgerinnen und Mandatsträger durch eine Digitalisierung der Sitzungsgeldabrechnung?
   b) Welche zusätzlichen Verwaltungsaufgaben könnten durch eine intensivere Nutzung von ALLRIS effizienter gestaltet werden?
   c) Welche zeitlichen Perspektiven sieht die Verwaltung für die Einführung der digitalen Abrechnung und weiterer Funktionen, falls die Maßnahmen als sinnvoll bewertet werden?

Vielen Dank!

Mit freundlichen Grüßen
Mareen Guth, Petra Funke und Rainer Kavermann
Matthias Seestern-Pauly, MdB